Previsto × realizado: como explicar uma variação ao conselho

O que a lei fixa

Explicar uma variação é responder três perguntas antes que alguém faça: contra qual versão do orçamento, em qual regime e com qual evidência. Variação que chega ao conselho sem essas três respostas não é explicada — é anunciada.

O art. 1.348 do Código Civil lista o que compete ao síndico. Três incisos sustentam esta conversa: o VI, "elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano"; o VII, "cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas"; e o VIII, "prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas".

O art. 1.350 fecha o ciclo: o síndico convoca, anualmente, a reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas. Os dois parágrafos dão a saída para quando isso não acontece: se o síndico não convocar, um quarto dos condôminos pode fazê-lo (§ 1º); se a assembleia não se reunir, o juiz decide a requerimento de qualquer condômino (§ 2º).

Sobre o conselho fiscal, o art. 1.356 é mais curto do que o setor costuma supor: poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, competindo-lhe dar parecer sobre as contas do síndico.

Daí saem duas consequências que mudam a forma de preparar a reunião. A primeira: parecer não é aprovação. O conselho dá parecer sobre as contas (art. 1.356); quem aprova a prestação de contas é a assembleia (art. 1.350). Levar ao conselho um número que ainda vai mudar antes da assembleia é pedir parecer sobre outra coisa.

A segunda: o conselho pode não existir. "Poderá haver" é faculdade. Onde existe, existe porque a convenção ou a assembleia o instituiu — e é lá, não na lei, que estão a periodicidade e a forma de trabalho dele.

Vale lembrar também o art. 1.355: assembleias extraordinárias podem ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos. Não é preciso esperar a assembleia anual para discutir uma variação grande.

O que a lei não fixa

Esta é a leitura do que não está nos artigos acima — e é onde o conteúdo genérico do setor costuma inventar regra. Não há formato obrigatório de relatório de previsto × realizado. Não há periodicidade mensal: a periodicidade legal da prestação de contas é anual, mais "quando exigidas" (art. 1.348, VIII). Não há percentual de desvio aceitável, nem definição de variação relevante. Não há prazo de antecedência para enviar material ao conselho. E não há obrigação de que o relatório siga um plano de contas específico.

Quem fixa isso, quando está fixado, é a convenção, o regimento interno ou uma deliberação de assembleia.

O que a convenção decide

Distinguir as camadas é o que evita a discussão circular na reunião.

Lei: o que está acima — orçamento, prestação de contas anual, parecer do conselho, quem convoca.

Convenção: se há conselho fiscal e como ele funciona, e o rito da assembleia anual, porque o art. 1.350 manda convocar na forma prevista na convenção. Mudar o que está na convenção depende da aprovação de 2/3 dos votos dos condôminos (art. 1.351, na redação da Lei nº 14.405/2022 — a mesma lei que substituiu a exigência de unanimidade por 2/3 na mudança de destinação do edifício ou da unidade).

Regimento interno: o procedimento do dia a dia. O art. 1.348, IV põe cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia entre os deveres do síndico; a hierarquia entre eles é essa ordem, não a conveniência do mês.

Configuração: o que está parametrizado no sistema que você usa — plano de contas, alçada de aprovação, o que bloqueia um fechamento. Configuração não cria obrigação legal e não substitui deliberação; ela só faz valer o que já foi decidido.

Quando o conselho questiona um procedimento, a primeira pergunta útil é em qual dessas quatro camadas aquilo foi decidido. Costuma ser a quarta, apresentada como se fosse a primeira.

O que costuma dar errado na prática

O que segue é derivação nossa, do que vimos ao construir e verificar orçamento, previsto × realizado e fechamento de competência — não é texto de lei.

Ninguém diz contra qual versão do orçamento. Orçamento aprovado é revisado durante o exercício, e isso é normal. O que não é normal é comparar o realizado com a revisão enquanto o conselho ainda tem na cabeça a versão que a assembleia aprovou. Revisão precisa de motivo registrado, de uma base de aprovação declarada em texto, e a versão anterior precisa continuar existindo. Orçamento revisado que apaga o anterior destrói a única referência contra a qual a variação faz sentido.

O regime não é dito, e aí o número não bate com o banco. Previsto × realizado por competência compara o orçamento do mês com a receita e a despesa daquele mês, pagas ou não. Isso não é saldo bancário, não é conciliação e não é regime de competência contábil. É a divergência mais comum da reunião, e ela se resolve em uma frase dita antes de mostrar a tabela, não depois.

A variação não é variação: é classificação faltando. Despesa lançada sem conta contábil não entra no realizado de conta nenhuma. O efeito é uma conta com previsto cheio e realizado zerado — que parece economia e é apenas lançamento sem classificação. Vale conferir quantos lançamentos do período não apontam conta antes de explicar qualquer desvio.

O mês apresentado ainda vai mudar. Dois estados fazem o número envelhecer entre a reunião e a assembleia: arrecadação aprovada e ainda não gerada, em que a receita existe na composição e não virou obrigação de ninguém, e despesa da competência aguardando aprovação, que é dinheiro que vai sair e ainda não foi decidido. Pedir parecer sobre um mês nesse estado é garantir que o conselho confira depois e encontre outro valor.

O previsto do mês não soma o previsto do ano. Orçamento anual distribuído em doze meses à mão quase sempre fecha com diferença de centavos — e aí o acumulado do exercício e a soma dos meses contam histórias diferentes. Quem percebe é o conselho fiscal, em voz alta. A distribuição precisa fechar com o anual ao centavo por regra do sistema, não por conferência humana.

Fechamento é confundido com quitação. Fechar a competência congela o número para conferência; não quita nada, e a cobrança continua. Inadimplência do mês não é variação de despesa e não pertence à mesma conversa — misturar as duas transforma uma reunião sobre orçamento numa reunião sobre cobrança.

Como explicar uma variação, em quatro linhas

Também derivação prática, não exigência legal. Uma variação explicada cabe em quatro linhas por conta.

Conta e competência: qual conta analítica e qual mês, com o mesmo critério nos dois lados da comparação.

Os dois números e a versão: previsto, realizado e qual versão do orçamento foi usada, com a base de aprovação dela.

A causa, com o documento: reajuste de contrato, serviço não previsto, sinistro, antecipação de uma despesa de outro mês — cada uma com nota, contrato ou ordem de serviço e data. Adjetivo não é evidência.

O efeito à frente: é pontual ou recorrente, e o que isso faz com o restante do exercício.

E uma prática que poupa a reunião seguinte: apresentar o mês já fechado, com a fotografia guardada — receita, despesa e em aberto da competência, com os limites do cálculo declarados junto. O parecer do conselho passa a se referir a um número que não muda depois dele.

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