Conciliação bancária no condomínio: por que valor e data não bastam

O que a lei fixa

Só que casar um pagamento por valor e data não resolve o problema: num condomínio, várias unidades pagam o mesmo valor no mesmo dia, o crédito de uma cobrança chega à conta já descontada a tarifa do meio de pagamento, e o extrato pode ser importado duas vezes sem que nada fique vermelho. É aí que a conciliação deixa de ser demorada e passa a ser arriscada.

O art. 1.348 do Código Civil lista o que compete ao síndico. Dois incisos sustentam esta conversa: o VII, "cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas"; e o VIII, "prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas".

Repare em "anualmente e quando exigidas". A periodicidade mínima é anual, mas a obrigação não termina aí: contas podem ser exigidas fora do calendário. Quem só consegue reconstruir o mês no fechamento do exercício não está em condição de atender a esse "quando exigidas".

Quem aprova é a assembleia. O art. 1.350 manda o síndico convocar, anualmente, a reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, para aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas. Se o síndico não convocar, um quarto dos condôminos pode fazê-lo (§ 1º); se a assembleia não se reunir, o juiz decide a requerimento de qualquer condômino (§ 2º).

O conselho fiscal dá parecer, e pode não existir. O art. 1.356 diz que poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico. Parecer não é aprovação, e "poderá haver" é faculdade — onde o conselho existe, existe porque a convenção ou a assembleia o instituiu.

O art. 1.349 mostra o peso disso: a assembleia, especialmente convocada para esse fim, pode pelo voto da maioria absoluta de seus membros destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio. Repare na expressão: de seus membros, não dos presentes.

Sobre guarda de documento, há um dispositivo mais específico, e ele não está no Código Civil: o art. 22, §1º, da Lei nº 4.591/1964 põe entre as competências do síndico prestar contas à assembleia dos condôminos (alínea f) e "manter guardada durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidade de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio" (alínea g, incluída pela Lei nº 6.434/1977 — a concordância estranha é do texto legal).

Duas ressalvas honestas sobre esse prazo: a convivência dos dispositivos da Lei nº 4.591/1964 sobre administração do condomínio com o capítulo do condomínio edilício do Código Civil de 2002 é discutida, e essa é uma questão de interpretação profissional, não um ponto pacificado; e outros prazos de guarda — fiscais, trabalhistas, processuais — correm por normas próprias que não estão nesse artigo.

O que a lei não fixa

Esta é a leitura do que não está nos artigos acima, e é onde o conteúdo genérico do setor costuma inventar regra.

Não há obrigação de conciliar o extrato: a obrigação é prestar contas, e conciliar é o meio mais seguro de conseguir isso, não um dever legal autônomo. Não há periodicidade mensal de prestação de contas. Não há formato de prestação, nem lista legal de documentos que a acompanham. Não há tolerância de diferença de valor, de dias ou de centavos. Não há prazo para conferir o extrato ou para responder a uma pendência.

E não há exigência de contabilidade formal para o condomínio em si — balancete, plano de contas e regime de competência contábil, quando aparecem, vêm da convenção, do contrato com a administradora ou de decisão de assembleia.

O que a convenção decide

Distinguir as camadas é o que evita a discussão circular na assembleia.

Lei: o que está acima — prestar contas anualmente e quando exigidas, aprovação pela assembleia, parecer do conselho quando ele existir, quem convoca.

Convenção: o rito da assembleia anual, porque o art. 1.350 manda convocar na forma prevista na convenção; se há conselho fiscal e como ele trabalha; a periodicidade adicional de prestação de contas; e quais documentos acompanham a prestação.

Regimento interno: o procedimento do dia a dia. O art. 1.348, IV põe cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia entre os deveres do síndico; a hierarquia é essa ordem.

Contrato com a administradora: é onde normalmente mora o que o mercado chama de obrigação de conciliar — prazo de fechamento, relatórios entregues, o que vai anexado. É contrato, não lei, e por isso varia de cliente para cliente.

Configuração: o que está parametrizado no sistema — tolerância de valor, janela de dias, quem pode conciliar. Configuração não cria obrigação legal e não substitui deliberação.

Quando alguém diz na reunião que a lei exige um limite de tolerância ou um relatório de conciliação, a pergunta útil é em qual dessas camadas aquilo foi decidido. Quase sempre é na quarta ou na quinta, apresentada como se fosse a primeira.

O que costuma dar errado na prática

O que segue é derivação nossa, do que vimos ao construir e verificar a conciliação bancária do HabitaOne — não é texto de lei e não é padrão de mercado documentado.

Valor e data não identificam um lançamento. Num condomínio, a cota ordinária é igual para muitas unidades, e várias chegam no mesmo dia. Um crédito de valor X no dia D pode corresponder a qualquer um de vários recebimentos — e, se o par for escolhido por semelhança, o dinheiro certo fica creditado na unidade errada. É o pior defeito possível numa prestação de contas, porque o total continua batendo. É por isso que, no nosso produto, o critério determinístico é valor dentro de uma tolerância configurável mais uma janela de dias, e o resultado é sugestão: nada concilia sem uma pessoa.

O crédito chega líquido. Quando a cobrança é liquidada por um meio de pagamento, o depósito na conta do condomínio costuma vir já descontada a tarifa. Procurar no extrato o valor bruto da cobrança não acha o par, e quem conclui que o pagamento não entrou está olhando o número errado. O casamento precisa ser pelo valor que efetivamente caiu.

O mesmo período importado duas vezes. Arquivos de extrato variam: há formato que traz identificador único por lançamento e há formato que não traz — nesse caso, a identificação precisa ser derivada dos dados do próprio lançamento. Importar o mesmo período nos dois formatos faz as duas identificações nunca se encontrarem. No nosso teste, três movimentos entraram seis vezes: o caixa do condomínio dobrou e nada ficou vermelho. A correção foi tratar como gêmeo o lançamento que chega com identificação de outra natureza e já tem igual em data, valor e direção, consumindo cada gêmeo uma única vez, para que dois pagamentos legitimamente idênticos no mesmo dia continuem entrando os dois.

Saldo não é um número só. Somar os lançamentos de um extrato parcial e chamar o resultado de saldo é afirmar o que não se sabe. Com saldo de abertura declarado e data-base, existem dois números diferentes e os dois importam: o saldo pelo extrato, que é tudo o que o banco informou, e o saldo conciliado, que é só o que foi casado com um movimento do sistema. A diferença entre eles não é erro: é a lista de pendências — e é exatamente o que o conselho fiscal cobra quando pergunta por que o relatório e o banco não batem.

Conciliação sem rastro não é evidência. A pergunta do conselho raramente é quanto; é com base em quê. Conciliação que pode ser apagada para corrigir histórico não serve de prova de nada. No nosso produto, desfazer uma conciliação exige motivo e não apaga a linha: ela continua visível, marcada como desfeita. É conversa direta com a alínea g do art. 22, §1º — documentação guardada para eventual verificação é documentação que ainda existe depois da correção.

Sugestão automática não é conciliação automática. Um motor de pontuação que compara valor, data e recorrência reduz quanto o financeiro precisa procurar, e deve dizer por que sugeriu — o número sozinho não explica nada. O que ele não pode fazer é decidir. Dinheiro, quórum e permissão não se resolvem por estimativa, e conciliação sem gente é como o caixa do condomínio dobra em silêncio.

O mínimo que torna uma conciliação defensável

Também derivação prática, não exigência legal.

Saldo de abertura declarado, com data-base. Sem ele, não há saldo — há movimentação importada.

Dois saldos rotulados, e a diferença entre eles apresentada como lista de pendências, com nome e valor.

Critério escrito: qual tolerância de valor e qual janela de dias a conta usa, e onde isso está configurado.

Quem conciliou, quando e com qual movimento — e, quando a conciliação nasceu de uma sugestão, qual era a explicação dela.

Desfazer com motivo, sem apagar. Histórico corrigido por exclusão não é histórico.

Pendência de conciliação visível no fechamento do mês, mesmo quando não impede fechar. O que o conselho não pode é descobrir a pendência depois da aprovação.

Veja o financeiro e a conciliação no HabitaOne