Assumi o condomínio: o que pedir ao síndico anterior

O que a lei fixa

Quase todo texto sobre transição de síndico publica um "checklist obrigatório por lei" que não existe em lei nenhuma. O que existe são deveres seus, listados no art. 1.348 do Código Civil, e documentos sem os quais você não consegue cumpri-los.

Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia (inciso IV) supõe ter a convenção registrada, o regimento vigente e as atas das assembleias anteriores.

Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores (inciso V) supõe ter os contratos em vigor e o histórico de manutenção dos equipamentos.

Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano (inciso VI) supõe ter o realizado dos meses anteriores, com o que foi gasto em quê.

Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas (inciso VII) supõe ter a posição de inadimplência por unidade e o histórico de cada caso.

Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas (inciso VIII) supõe ter as contas do período anterior, com os comprovantes.

Vale marcar a diferença: os incisos acima são texto de lei; a ligação entre cada dever e o documento correspondente é dedução prática, não obrigação legal.

Some-se o art. 1.346: é obrigatório o seguro de toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição, total ou parcial. Realizar o seguro da edificação está entre as competências do síndico (art. 1.348, IX). "Toda a edificação" é o detalhe que costuma passar batido na leitura rápida.

E o art. 1.350: o síndico convoca, anualmente, a assembleia que aprova o orçamento, as contribuições e a prestação de contas — na forma prevista na convenção. A periodicidade é da lei; o rito é da convenção.

A lista, então

Não é um "termo de transição obrigatório". É o que cada dever seu exige que exista.

Documentos de constituição: convenção registrada em cartório, regimento interno vigente e todas as alterações posteriores. Sem isso você não sabe qual quórum vale nas deliberações nem se existe conselho fiscal.

Atas: as assembleias dos últimos períodos, com as deliberações ainda em vigor. É onde estão as decisões que continuam valendo e que ninguém lembra de ter tomado — obras aprovadas, rateios extraordinários, autorizações de uso.

Financeiro: o realizado mês a mês, a posição de cada unidade, os extratos bancários com o saldo na data da troca e os comprovantes das despesas. Peça nota fiscal e comprovante de pagamento separados: guardados como um arquivo só, você tem o documento de um e a prova do outro, nunca os dois.

Inadimplência: a posição por unidade com a data de vencimento original de cada débito, os acordos em andamento e em que parcela cada um está, e os casos que já foram para o jurídico. Acordo em andamento que ninguém informou é o que costuma quebrar sozinho no mês seguinte.

Contratos: prestadores de serviço em vigor, com data de vigência, índice e mês de reajuste. Um contrato cujo reajuste passa despercebido vira uma despesa que o orçamento não previu.

Obrigações periódicas: apólice do seguro com a vigência, laudos e manutenções obrigatórias por equipamento, e os vencimentos de cada um.

Acessos: contas bancárias, sistemas, e-mail do condomínio, e a relação de quem tem chave de quê.

O que não está na lei — e onde procurar

O prazo do mandato. O art. 1.347 diz que a assembleia escolhe o síndico, por prazo não superior a dois anos, renovável. O teto é da lei; quem fixa o prazo, dentro dele, é a assembleia que elege — e a convenção pode organizar isso, porque o art. 1.334, II manda que ela determine "sua forma de administração".

A forma de convocação da assembleia. O art. 1.350 manda convocar anualmente "na forma prevista na convenção", e o art. 1.334, III diz que cabe à convenção determinar "a competência das assembléias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações". É lá que se procura prazo, meio e antecedência — e convém conferir, porque convenção antiga às vezes é omissa justamente nesse ponto.

Se existe conselho fiscal. O art. 1.356 diz que poderá haver, com três membros eleitos pela assembleia por prazo não superior a dois anos, competindo-lhe dar parecer sobre as contas do síndico. Muito condomínio tem; outros não têm nenhum.

Ler a convenção antes de aceitar o cargo poupa a descoberta, três meses depois, de que o rito que você seguiu não era o dali.

Onde costuma dar errado

Os documentos não estão com o síndico anterior. Quando há administradora, boa parte fica com ela. O art. 1.348, §2º permite ao síndico transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção — então o pedido muitas vezes precisa ir para os dois lados, e o contrato com a administradora é ele próprio um item da lista.

A prestação de contas muda depois de aprovada. Se o número que você recebeu hoje não é o mesmo que a assembleia aprovou, não há como reconstruir o que foi aprovado. Peça a versão que foi à assembleia, não a planilha de hoje.

O saldo de abertura vem sem extrato. Um saldo informado não é um saldo conferido. O extrato da data da troca é o que separa a sua gestão da anterior — e é o que evita que uma divergência antiga vire problema seu na primeira prestação de contas.

A inadimplência vem como um total. "R$ 40 mil em atraso" não serve para cobrar ninguém. Serve a posição por unidade, com a data de vencimento de cada débito, porque é ela que define o encargo de cada dívida e a ordem em que faz sentido tratar cada caso.

E se não entregarem?

A lei não criou um procedimento de transição, mas deu duas alavancas.

O art. 1.349 permite à assembleia, especialmente convocada, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente — pelo voto da maioria absoluta de seus membros. Vale ler essa última parte com atenção: são os membros do condomínio, não os presentes na assembleia. É uma diferença que muda a conta antes de convocar.

E a convocação não depende de quem está saindo. O art. 1.355 diz que assembleias extraordinárias podem ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos — é o caminho para a assembleia "especialmente convocada" de que fala o art. 1.349. Para a assembleia anual, o art. 1.350, §1º dá a mesma proporção: se o síndico não convocar, um quarto dos condôminos pode fazê-lo.

Antes de chegar a isso, o caminho barato é registrar o pedido por escrito, item por item, com data. Um pedido documentado que ficou sem resposta é o que sustenta qualquer passo seguinte.

O que a HabitaOne faz com isso

Boa parte do que essa lista pede é o que o sistema guarda por padrão: nota fiscal e comprovante de pagamento como documentos separados, a posição de inadimplência por unidade com a data de vencimento de cada débito, o fechamento que guarda a fotografia do mês e a prestação de contas versionada, em que a versão anterior continua acessível quando sai uma nova.

Numa troca de síndico, é a diferença entre exportar o que já está guardado e reconstruir o que ninguém anotou.

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